Leben mit Getting Things Done – Teil 1

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagementmethode, die von David Allen erfunden wurde. Eigentlich wurde sie für Führungspersonen von Unternehmen erfunden, kann aber auch sehr gut in kleinerem Maßstab eingesetzt werden. Im letzten Jahr hat diese Technik insbesondere in der Mac Community durch Anwendungen wie OmniFocus oder Things starken Aufwind erlebt.

Ich selbst arbeite seit mehr als einem Jahr mit großer Begeisterung nach der »GTD Methode« und möchte hier meine Erfahrungen schildern. Der erste Teil stellt kurz einige Tipps für die richtige Arbeitsweise mit OmniFocus vor, der zweite Teil schildert die Erfahrungen, die ich im letzten Jahr damit gemacht habe.

Lesern, die sich mit dem Thema noch nicht befasst haben, können sich z.B. bei Wikipedia einen ersten Eindruck verschaffen. Langfristig empfiehlt es sich jedoch, das Buch von David Allen zu lesen, da man dadurch ein besseres Gefühl für die Motivation der einzelnen Schritte bekommt.

Zuerst vielleicht ein paar Worte zum technischen Umfeld: Ich verwende OmniFocus auf Laptop, Desktop-Rechner und meinem iPhone zur Verwaltung meiner Projekte und Aufgaben. Der Datenbestand wird dabei über einen WebDAV Account zwischen den Rechnern synchronisiert. Ich gehe bei der folgenden Beschreibung der Arbeitsweise nicht auf das Programm selbst ein, so dass man sich damit schon ein wenig beschäftigt haben sollte.

Asynchrone Aktionen

Anfangs hatte ich hier große Schwierigkeiten, wie man mit man mit asynchronen Aktionen umgehen soll (z.B. Anfragen bei anderen Personen per E-Mail). Hier ist besonderes Augenmerk nötig, da es sich um Aktionen handelt, bei denen die Durchführung (Schreiben) von einem zweiten wichtigen Schritt (Lesen der Antwort) gefolgt wird und erst dieser zweite Schritt das eigentliche Ende der Aktion definiert. Gleichzeitig ist es hilfreich den Überblick zu behalten, welche dieser asynchronen Aktionen noch nicht abgeschlossen wurden, damit man rechtzeitig vor Ablauf der Frist ggf. nochmal nachhaken kann.

Ich habe das für mich so gelöst, dass ich für den ersten Schritt (Schreiben der E-Mail) eine eigene Aktion mit Fälligkeitsdatum in OmniFocus definiere. Nach dem Bearbeiten wird das Fälligkeitsdatum dann gelöscht und die Aktion mit der Fahne als »In Bearbeitung« markiert. Damit man das eigentliche Ziel dabei nicht versäumt, hat die Nachfolgeaktion meist auch eine eigene Deadline.

Daraus ergeben sich folgende wesentliche Vorteile:

• Man kann eine gut verständliche Bezeichnung für die Aktion wählen. Die Aufgabe „E-Mail zu xy schreiben“ liest sich besser als „auf Antwort von xy warten“. Dadurch, dass die Aufgabe erst mit Abschluss der Aktion abgehakt wird, kann man ausserdem auch ohne großen Aufwand in den verknüpften Notizen nachlesen.
• Über eine eigene Perspektive, die Aktionen mit Flagge gesammelt anzeigt, hat man alle momentan offenen Enden im Blick

Richtiges Aufteilen von Aufgaben

Je nach verfügbarer Zeit werden neue Projekte über das Schnelleingabefenster entweder direkt erstellt oder landen nur als Stichwort im Posteingang. Diese Stichworte werden dann einmal täglich Projekten zugeordnet oder als neues Projekt erfasst, damit sich erst gar kein großer Stapel ansammeln kann.

Um Aufgaben jedoch effizient bearbeiten zu können, empfiehlt es sich, diese in möglichst kleine Einzelaktionen aufzubrechen. Ergeben sich dabei mehr als fünf bis zehn Einzelaktionen für eine Aufgabe, sollte man sich die Frage stellen, ob man es in Wirklichkeit nicht mit mehreren Aufgaben zu tun hat.

Häufig erkennt man Fehler bei der Aufteilung auch daran, dass man es in Projekten mit komplexen Unterprojekten zu tun hat. Kommt man in Zeitnot, kann man diese mit OmniFocus nicht unabhängig von der übergeordneten Aufgabe zurückstellen. Hier ist ein eigener Ordner mit einer Reihe von eigenständigen Projekten oft der bessere Weg, auch wenn sich dadurch Abhängigkeiten nicht mehr direkt modellieren lassen.

Durch ein wöchentliches Review stellt man sicher, dass die Anzahl der aktiven Tätigkeiten nicht überhand nimmt und zurückgestellte Tätigkeiten nicht vergessen werden. Es bietet sich an, auch hierfür eine eigene Perspektive zu verwenden.

So weit die Tipps zur richtigen Erfassung von Aufgaben mit OmniFocus. Der zweite Teil erscheint demnächst und gibt es kurzes Feedback zu meinen Erfahrungen mit Getting Things Done selbst.